英語學習 – 到底該怎麼友善提醒一下對方 ? friendly reminders 或 gentle reminders

「溫馨」提示的技巧 (出處:商務英語Ally)

2012-08-21
「Oh my God! 我忘記提醒老板們明早開會!」臨近放工時間,同事才驚覺忘記寄個提示電郵(reminder email)給老板們。我說:「現在寄太遲,打個電話給他們的秘書好了,直截了當。」一提再提、三催四請,也是你的工作責任。遲了,甚至忘記提醒,就是你漏招。活動牽涉愈多老板就要愈早約定,另於活動一星期或數天前寄個提示電郵給老板及其秘書。現在不少人將任何提示均稱為「溫馨提示」,商業社會講求效率,事情不重要,哪會浪費精力時間再三提醒﹖需要提醒的,本身就重要非常,例如追交報告、費用等。又有不少人將「溫馨提示」直譯為warm reminder,被人催促,怎會暖在心頭,硬套上「溫馨」二字,實在骨痺。

英文通常稱這類提示為friendly reminders或gentle reminders,用客氣的語調提醒重要事情,以免顯得硬倔無禮貌,迫得太緊。內容方面,應簡短說明甚麼事(what)及何時(when),記得reminder emails必須連同原本的電郵一併寄出,不用更改原先電郵的主旨。以下有幾個適用於不同情況的reminder emails供參考。

例一,提醒老板出席活動(必須副傳其秘書):

Dear xxx

Kindly be reminded to attend the opening ceremony of xxx.

Date: 24 Aug (this Fri)
Time: 2-3pm
Venue: Hall 5E, HKCEC

Best regards
xxx

例二,原本約定同事今天交文件,但遲遲未收到,估計同事或需更多時間完成:

Dear xxx

Just a friendly reminder to submit your sales report today. If there will be a delay, please let me know when I can expect to receive it. Thank you.

Regards
xxx

例三,提醒顧客繳費,須明言再逾期會終止服務:

Dear xxx

It is noted that you have not paid your outstanding account of HK$210 for your subscription to our online magazine. Please settle the amount before 3 Sep 2012. Otherwise, the subscription will be discontinued.

Thank you for your attention.

Yours sincerely
xxx

常用語「Thanks for your kindly reminder」哪裡不對?(出處:「戒掉爛英文」專欄)

2015-05-26
我們最常見到在商業英文email裡的一個錯誤句子: “Thanks for your kindly reminder." (謝謝你的善意提醒。)或類似句子: “Thanks for your kindly help." (謝謝別人好意幫忙。) 這兩句都有文法的小錯誤,但很多人說,聽起來很順,很多人都這樣寫。問題是,英文是母語的老外多半不這麼寫的。

為什麼不呢?首先,kindly可當副詞,真要形容名詞reminder,英文裡有一個常用的搭配,叫做friendly reminder:" Thanks for your friendly reminder."如果審慎一點,你也許去查字典,發現kindly也可以當形容詞。要了解kindly,我們先從kind說起。kind當形容詞,指的是「和藹的,溫和的,爽快的」,代表對其他人一種親切,是一種人格特質。而kindly當形容詞時,多半是指長對幼、強對弱或地位高對低的人的「厚道」、「仁慈」或「慈祥」,有humane(仁厚)和sympathetic(有同情心的)之意。 如: kindly affections, words, actions。也有agreeable/pleasant「愉悅的」意思,如a kindly breeze (怡人的微風)。

我們來看看幾個句子:
(X)Our manager is very kindly to us.
(O)Our manager is very kind to us.
kind當形容詞用,形容manager是個和善之人。

(X)Mr. Johnson also very kind allowed us to hold the conference in his office.
(O)Mr. Johnson also very kindly allowed us to hold the conference in his office.
Johnson先生還非常好意地讓我們用他的辦公室開會。這裡的kindly有"agreeable",很樂意的意思。

回到我們最開始的提醒,謝謝別人善意提醒,你可以說:
(O)Thanks for your kind reminder.
(O)Thanks for your friendly reminder.

Kindly當副詞時,可以用來緩和口氣, 例如:
(O)Kindly respond before Friday.(請在周五前回覆。)
(O)Kindly let me know by today.(請於今日前讓我知道。)
這個kindly就等於please,讓對方不覺得你在發號施令,很客氣,有禮貌。

單獨使用kindly或please都可以,但如果併用,就畫蛇添足了:
(X)Please kindly let me know by today.

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